何川:常说 3 句话,提高团队开会效率

日常开会讨论,经常遇到这样的人:只要你说一件事,他能举出一百个理由,说这件事不合适。比如:

这个方向不行吧?

我感觉这个有问题……

我们之前没做过这个……

这个我试过,效果不好……

这种情况多了,你就会发现:

这些说法有一个共同点,不管三七二十一,先否定。不仅不能解决任何问题,还会让讨论陷入停滞。

这节课,和你分享 3 句话,快速提高团队开会效率。

第一句话:如果这么做,你预计结果如何?

举个例子,市场部同事策划了一份年度营销方案,大家正在讨论方案的可行性,会议主题是优化方案。

讨论还没开始,就有一位同事说:感觉这个方案不适合。这位同事平时就比较喜欢发表观点,经常给人留下见多识广的印象。

但如果你继续问他,具体哪部分有问题,能不能给一些建议,他又说不好,反正就是不太合适。

这在会议中,是典型的无效发言,很容易让讨论陷入僵局。

正确的做法是,如果你发现方案看起来不理想时,可以用谦虚的态度,平和的语气,向提案人问一句:

如果按照这个方案去做,你预计结果会怎么样?

毕竟,任何一个方案,都不会只关注过程,更重要的是结果。按照这个问题,耐心地讨论下去,提案人自己就会发现其中的问题。

所以,我们要注意的是:

团队开会讨论,是为了集思广益,优化出一个可以执行的方案,而不是仅仅提出否定意见。否则,在办公室养一只鹦鹉就好了。

第二句话:这部分没明白,可以再讲讲吗?

开会中途,如果有疑问,最有效的做法不是去判断,而是引导参会者继续思考,让更多人分享看法。

经常会有这种情况,同事发言时可能会忽略某些内容,有人就理所当然地做出判断,认为他不靠谱,于是直接否定:这方案不行吧。

但我们不一定知道,也许汇报人辛辛苦苦准备了几个月。此话一出,对他积极性的打击,可想而知。

所以,团队开会时,如果有些内容,你听着不太明白,尽量换一种更柔和的说法:刚刚这部分我没太听懂,可以请你再讲一讲吗?

很多时候,并不是汇报人没有准备,而是汇报时忽略了。所以,推动汇报人主动思考,让讨论往前走,才是最重要的。无论是会议,还是讨论,大家的目标都是要得出结论,所以一切发言都要以结果为导向。

第三句话:我想提一条优化建议,怎么样?

一个团队,总有人工作经验很丰富,有人刚接触一项工作。面对新手提案或工作,经验多的人常常会说:

你这类方案我做过,最后失败了;或者我做过这个,效果不好。

显然,如果只说这两句话,也是无效的。既不能帮新手提升工作能力,也无法让他知道自己的工作哪里有问题。反而容易激发新手的好胜心。「你说不行就不行?我偏要试试」。这样,团队效率就会有损失。

类似情况,你可以这样说:

你这类方案,我有些经验,我提一点优化建议,怎么样?

与否定相比,把失败的经验提炼成教训和方法,更容易被同事接受,还能促进自己真正掌握这类工作。

以上,就是团队开会讨论时,最值得多说的 3 句话:

1、如果这样做,你预计结果如何?

2、这部分没明白,可以再讲讲吗?

3、我想提一点优化建议,怎么样?

你看,把心中的否定和质疑,换成推动和建议,常说这 3 句话,整个氛围就完全不一样了。这就是我一直提倡的:建设性思维。

说白了,就是引导和推动团队一起往前走,出成果。

现在,建议你把这 3 句话写下来,贴在电脑旁。每天开会沟通之前,都看一眼这 3 句话。如果你的团队有个别同事总喜欢否定别人,你也可以找个时间,单独和他聊一下,把这 3 句话,耐心地分享给他。

课程策划:徐清新

课程审阅:何川

参考资料:公众号「插坐学院」

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